بررسی برون‌سپاری در حوزه ماشین آلات

بررسی برون‌سپاری در حوزه ماشین آلات

 نویسنده: سلمان معظمی گودرزی

عمل برون‌سپاری در شرکتهای مختلف به امری شایع تبدیل شده است و یکی از سودآورترین فعالیت‌های جهان امروزی به‌شمار می‌رود. شرکتهای مختلف سعی می کنند کیفیت و هزینه کالا و خدمات خود را با این روش تا حد ممکن بهینه کنند. اما معنی برون سپاری چیست ؟ در علوم اقتصاد برون سپاری به صورت زیر تعریف میشود:

 «تفویض برخی از وظایف و اهداف بخش‌های مختلف سازمان به افراد یا شرکت‌هایی خارج از آن گفته می‌شود که در صنعت مورد نظر از تخصص کافی برخوردار است و در مقایسه با نتیجه نهایی با هزینه کمتری وظایف مورد نظر را انجام می‌دهد.»

برون سپاری در فرهنگ لغت شرکتهای پیمانکاری واژه غریبی نیست اما در حوزه مدیریت تعمیر نگهداری و اپراتوری ماشین آلات پروژه های عمرانی واژه آنچنان نام آشنایی نمی باشد.

دلایل برون سپاری

 حال مسئله این است که  فعالیت برون سپاری در حوزه مدیریت ماشین آلات چه توجیهی می تواند داشته باشد. در بحث کلی عمل برون سپاری عوامل زیر باعث گرایش به این امر می شود:

1. محدودیت منابع
2. عدم اطمینان به آینده
3. تخصصی تر شدن کارها
4. کاهش هزینه ها
5. بزرگ شدن بیش از اندازه سازمان
6. هدر رفت انرژی سازمان

حال می توان تمام عوامل بالا را جهت یک پروژه عمرانی که قصد دارد فعالیت تعمیر نگهداری و اپراتوری ماشین آلات را برون سپاری کند مورد تحلیل و بررسی قرار داد.

1-     محدودیت منابع

این آیتم را می توان از دو جهت زیر بررسی کرد:

• نیروی انسانی و نرم افزار
• ماشین آلات و زیر ساخت ها

آیا سازمان مورد بحث نیروی انسانی و تخصص کافی در زمینه ماشین آلات دارد یا خیر ؟ یا اینکه آیا ماشین آلات و همچنین تجهیزات و فضای تعمیر و نگهداری به اندازه کافی موجود است یا خیر ؟ پاسخ به این سوالات می تواند تاثیر این آیتم در برون سپاری را مشخص کند.

2-    عدم اطمینان به آینده

معمولا پروژه های عمرانی در ایران تضمین قطعی جهت طی روند معمول یک پروژه عمرانی را ندارند و عوامل زیادی مانند کنسل شدن پروژه، نبود پول ، لغو شدن قرارداد از طرف کارفرما ... می تواند باعث توقف کار شود. دراین حالت سازمانی که با صرف هزینه های زیاد منابع ماشین آلاتی آن را تامین کرده است ممکن است متضرر شود در حالی که اگر این کار برون سپاری شده باشد شاید فشار کمتری به سیستم وارد شود.

3-    تخصصی شدن کارها

بی شک مدیریت ماشین الات تخصص خاصی نیاز دارد که ممکن است در هر سازمان و مجموعه ای نباشد در این حالت بهتر است به جای صرف وقت و هزینه جهت بومی سازی آن،  این فعالیت را به پیمانکارانی که به صورت تخصصی در این زمینه در حال فعالیت هستند واگذار شود.

4-    افزایش هزینه ها

عموما بخش ماشین آلات یکی از مراکز پر هزینه پروژه های عمرانی می باشد چه در بحث تامین ماشین آلات چه در بحث نگهداری و نیروی انسانی . مضاف بر آن علاوه بر هزینه های جاری هزینه های تجهیز و تامین ملزومات تعمیرگاهی و اداری در شروع کار بار مالی بیشتری  بر پروژه وارد می کند. از طرفی چون تمامی این هزینه ها به حساب پروژه می باشد برای سرپرست های ماشین آلات قابل لمس نیست در نتیجه این مسئولین شاید دقت کافی در صرفه جویی جهت این هزینه های و همچنین هزینه های  اپراتوری و قطعات و ملزومات مصرفی را نداشته باشد.

5-    بزرگ شدن بیش از اندازه سازمان

اساسا با بزرگ شدن هر سازمانی مدیریت و کنترل آن نیز مشکل خواهد شد. در این حالت با خرد کردن سازمان یا برون سپاری بعضی از فعالیتهای آن به اصطلاح وزن سازمان را کم می کنند .

6-    هدر رفتن انرژی سازمان

در هر پروژه عمرانی مجموعه ای از واحد های مختلف با هم فعالیت دارند که مسائل مختلف هر یک از این واحد ها مقداری از انرژی مجموعه را هدر می دهد به عنوان مثال کنترل نیروی انسانی، مسائل مالی، انبار و تدارکات .... بخشی مانند ماشین آلات قسمتی از انرژی کل مجموعه را صرف می کند. در نتیجه با کم کردن هر یک از واحد ها می توان قسمتی از این انرژی را آزاد و صرف پیشبرد اهداف اصلی پروژه کرد.

فرآینده برون سپاری

فرآینده برون سپاری مانند هر فعالیت دیگری مراحل مختلفی دارد که نیاز است هر یک از این مراحل به دقت بررسی و طی شود. به طور کلی مراحل مختلف برون سپاری را می توان به بخشهای زیر تقسیم کرد .

1-     تصمیم بر برون سپاری:

 این مرحله یکی از مراحل حیاتی چرخه برون سپاری می باشد در این مرحله به طور واضح انگیزها، مزایا و خطرها بررسی و روشن می شود و سازمان با آگاهی کامل به تمام مسائل بیان شده برون سپاری را انتخاب می کند.  در این مرحله میتوان جهت تصمیم گیری بهتر از متخصصان حوزه مورد بحث یا حتی شرکتهای که سابقه برون سپاری در آن زمینه را داشتن کمک گرفت.

2-    انتخاب تامین کننده:

شاید همه محاسبات اولیه برتری برون سپاری را نشان دهد ولی با یک انتخاب اشتباه در این مرحله کلیه مزایای این امر زیر سوال می رود. در این مرحله نیاز است کلیه پیمانکاران فعال در زمینه مورد بحث شناسایی و سنجیده شوند. برای این کار می توان از یک چک لیست ارزیابی استفاده کرد و مزایا و معایب هر کدام را بررسی کرد. در حوزه ماشین آلات عواملی مانند زیر تعیین کننده هستند:

v     توان مالی

v     نیروی انسانی با تخصص کافی

v     تجربه کاری

v     فضای کاری (دفاتر و تعمیرگاه مرکزی)

v     ماشین آلات و ابزار آلات کاری (تجهیزات تعمیرگاهی و آزمایشگاهی)

v     تعهد کاری

v     آشنایی با الزامات حوزه ماشین آلات

ضعف در هر یک از عوامل بالا ممکن است باعث شکست برون سپاری شود. البته می توان با ریز کردن عوامل بالا به صورت چک لیست، تامین کننده های مختلف را مورد ارزیابی قرار داد.

3-    تنظیم قرارداد

این مرحله هم یکی از مراحل حساس پروسه برون سپاری می باشد زیرا که یک قرارداد ضعیف می توان علاوه بر زیر سوال بردن نفس برون سپاری باعث ضرر و زیان سازمان شود. لذا در این مرحله باید صبر و حوصله زیادی به خرج داد و کلیه عوامل موثر بر فعالیت مورد بحث را پیشبینی و بررسی کرد. در این مرحله باید کلیه توافقات با پیمانکار به صورت مکتوب باشد و تا جایی که امکان دارد از توافقات شفاهی پرهیز شود. در تنظیم قرارداد نیاز است که بند به بند قرارداد شفاف باشد به طوری که برای همه یک مفهوم را برساند. در مورد بندهای مهم قرارداد بهتر است هر یک از طرفین برداشت خود را اعلام کنند که در صورت وجود تفاوت برداشت قبل از امضاء رفع شوند. در مورد قراردادهای حوزه ماشین آلات دقت شود کلیه مسائل کارگاه در نظر گرفته و تعیین تکلیف شود. در مورد نحوه محاسبه صورت وضعیت ماهانه باید همه چیز شفاف و روشن باشد برای مثال ساعت کار، اضافه کار،  توقف و سرویس نگهداری به طور واضح تعریف شوند. اختیارات پیمانکار و کارفرما و همچنین نحوه کنترل پیمانکار توضیح داده شود. الزاماتی که لازم است رعایت شود شرح داده شود و تا جایی که امکان دارد از باقی نگه داشتن موارد گنگ پرهیز شود.

4-    مدیریت و نظارت بر قرارداد

در این مرحله لازم است بر اساس مفاد قرار داد کنترلهای لازم جهت حرکت پیمانکار در مسیر صحیح اعمال شود. اگر قرارداد فقط برای تعمیر و نگهداری و اپراتوری باشد حساسیت کار بسیار بالا می رود چون مالکیت دستگاه مربوط به سازمان است لذا جهت حفظ دستگاه لازم است کنترلهای دقیقی بر نحوه نگهداری و اپراتوری دستگاه اعمال شود. کنترلها را می توان به بخش های زیر تقسیم کرد :

v     کنترل کیفی قطعات و ملزومات مصرفی

v     کنترل نحوه سرویس و نگهداری

v     کنترل کیفی تعمیرات

v     کنترل نحوه اپراتوری و کاربری دستگاه ها

v     ارزیابی اپراتورها

v     کنترل توقفات و اضافه کار دستگاه ها

لازم است در همان ابتدا برای تمامی مراحل بالا پروسه و فرمهای لازم تعریف شود تا بتوان به صورت کامل کنترل فعالیتهای پیمانکار را دست گرفت. برای انجام این کنترلها لازم است تیمی از طرف کارفرما که تخصص لازم را در این زمینه را دارد ناظر بر این مسائل باشد.

5-    استمرار یا توقف قرارداد

سازمان باید قرارداد برونسپاری جاری خود را به منظور استمرار، اصلاح یا خاتمه با پیمانکار به صورت دوره ای مورد ارزیابی قرار دهد. بدین ترتیب می توان هر زمان که پیمانکار، خارج از بندهای قرارداد حرکت کرد قبل از اینکه زیانهای جبران ناپذیر به سازمان وارد کند عزل کرد. یا در صورت ارائه خدمات مناسب قرارداد را مجددا تمدید کرد. یکی دیگر از مزایای ارزیابی قرارداد اصلاح آن جهت مطابقت آن با شرایط روز می باشد. عوامل زیادی ممکن است باعث اضافه کردن بند جدید به قرارداد و یا حتی تغییر مبلغ قرارداد شود عواملی همچون لزوم افزایش یا کاهش اختیارات پیمانکار یا تورم می تواند باعث لزوم ایجاد تغییر در قرارداد شود.

مزایای برونسپاری

یکی از مزایای اصلی برون سپاری اجازه دادن به سازمان جهت تمرکز بر فعالیت اصلی خود می باشد. شرکت با برون سپاری فعالیت های مکمل؛ تمرکز خود را جهت رسیدن به هدف اصلی بیشتر میکند. برای مثال در یک پروژه عمرانی شرکت با برون سپاری واحد ماشین آلات، مقداری از انرژی خود را که قبلا صرف حل مسائل ماشین آلات میکرد آزاد کرده و صرف پیشبرد پروژه می نماید. از طرف دیگر برون سپاری با صرفه جویی در فضای اداری، حمل و نقل، حق بازنشتگی، بیمه و سایر هزینه ها قیمت تمام شده کالا یا خدمات را پایین می آورد. از دیگر مزیت های این امر شفاف و ثابت شدن هزینه های می باشد. در حالتی که فعالیتی برون سپاری نشده باشد به علت وجود هزینه های متغییر امکان پیشبینی درست هزینه های آن فعالیت طی دروه های مختلف جهت تخصیص بودجه وجود ندارد اما در حالت برون سپاری با توجه به دوره و رقم قرار دارد محاسبه هزینه فعالیت مورد نظر آسان می باشد. البته دلایل دیگری هم در باب مزایای برون سپاری وجود دارد که قبلا در قسمت دلایل گرایش به برون سپاری بیان شد.

معایب برون سپاری

برون سپاری با تمام مزایای خود دارای معایبی نیز می باشد که گاهی کار را سخت یا دست و پاگیر میکند. از جمله معایب آن در حوزه ماشین آلات می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. تاثیر مسائل داخلی شرکت پیمانکار بر کیفیت خدمات : برای مثال در صورتی که شرکت پیمانکار با کمبود پول مواجه شود ممکن این کمبود بر نحوه نگهداری از طریق پایین آوردن کیفیت قطعات یا حتی با ایجاد نارضایتی در بخش نیروی انسانی باعث صدمه به دستگاه یا پایین آمدن راندمان کاری شود.
2. بالا رفتن ریسک قابلیت در دسترس بودن ماشین آلات: با توجه به اینکه موتور محرک پروژه های عمرانی بخش ماشین آلات می باشد پس اگر به هر دلیلی مانند اعتصاب کارکنان یا قطع همکاری از طرف پیمانکار این بخش نتواند خدمات لازم را ارائه دهد باعث زیان های جبران ناپذیری به پروژه خواهد شد.
3. پایین بودن انگیزه کارکنان پیمانکار: با توجه به اینکه پرسنل پیمانکار استخدام مستقیم کارفرما نیستند ممکن تعهد و انگیزه لازم را برای حرکت در جهت اهداف کاری کارفرما را نداشته باشند.
4. پایین آمدن انعطاف کاری: در بحث برون سپاری هر فعالیتی از طرف پیمانکار و هر درخواستی از طرف کارفرما باید بر اساس مفاد قرارداد باشد در این حالت گاهی ممکن است مسائلی پیش بیاید که راه حلی برای آن در قرار داد وجود نداشته باشد این گونه مسائل انعطاف کاری بخش مربوطه را پایین می آورد.
5. امکان افزایش هزینه ها در صورت عدم بهره برداری کامل از دستگاه ها: با توجه به اینکه پیمانکار برای هر دستگاه مبلغ ثابتی در ماه از کارفرما دریافت میکند پس در نتیجه در صورتی که کارفرما نتواند بهره برداری لازم را از دستگاه ببرد در آن برهه از زمان ممکن است برون سپاری به ضرر کارفرما تمام شود.

ولی در نهایت آیا برون سپاری آن هم در فقط در حوزه تعمیر نگهداری و اپراتوری ماشین آلات می تواند به کاهش هزینه ها و بالا بردن کیفیت و سرعت کار کمک کند؟ جواب این سوال به عوامل زیادی بستگی دارد مثلا به نوع قرار داد بسته شده با پیمانکار و همچنین نحوه سرویس دهی پیمانکار و شرایط کار. مجموعه این عوامل در نهایت تعیین میکند که آیا برون سپاری در حوزه ماشین آلات به صرفه است یا خیر.