لزوم مدیریت اطلاعات در سازمان ماشین آلات

لزوم مدیریت اطلاعات در سازمان ماشین آلات

همه ما در سطوح مختلف زندگیمان با انواع مختلف اطلاعات سر کار داریم از اطلاعات یک خرید ساده از سوپرمارکت گرفته تا اطلاعات پیچیده یک سازمان. گاهی این اطلاعات آنقدر کم حجم هستند که می توان آنها را توسط حافظه شخصی مدیریت کرد مانند اکثر اطلاعات شخصی زندگی افراد. ولی گاهی اطلاعات آنقدر وسیع و گسترده می باشد که مدیریت آنها توسط حافظه شخصی کاری غیر ممکن است. از طرف دیگر چون این اطلاعات به صورت تیمی استفاده میشود لازم است توسط سیستمی اداره و مدیریت و به اشتراک گذاشته شود.

حال سازمانی را مانند سازمان ماشین آلات در نظر بگیرد که با انبوهی از اطلاعات سر و کار دارد بهترین سیستمی که می توان برای مدیریت اطلاعات این سازمان به کار برد چیست؟ برای بیشتر روشن شدن این بحث با چند سوال ساده شروع می کنیم:

 حال سازمانی را مانند سازمان ماشین آلات در نظر بگیرد که با انبوهی از اطلاعات سر و کار دارد بهترین سیستمی که می توان برای مدیریت اطلاعات این سازمان به کار برد چیست؟ برای بیشتر روشن شدن این بحث با چند سوال ساده شروع می کنیم:

·         تا کنون چقدر درگیر استخراج شماره فنی قطعات مختلف ماشین آلات بوده اید؟

·         تا کنون چه اندازه پیگیر تکمیل اطلاعات فنی دستگاه های مختلف بوده اید؟

·         تا کنون چقدر در صدد یافتن نقشه های برق و هیدرولیک و تنظیمات مختلف ماشین آلات بوده اید؟

·         تا کنون چقدر دنبال برنامه های سرویس نگهداری بوده اید؟

·         تا کنون چقدر زمان جهت روش تعیین نقطه شارژ قطعات ماشین آلات صرف کرده اید؟

·         و .....

و از همه مهمتر چقدر به صحت و دقت اطلاعاتی که به دست آورده اید اطمینان دارید.

حال با مطرح کردن سه سوال زیر شاید اهمیت این بحث کمی روشنتر شود:

·         تا کنون چقدر دنبال اطلاعاتی بوده اید که قبلا استخراج کرده اید ولی در حال حاضر قادر به بازیابی آنها نمی باشید؟

·         تا کنون چقدر دنبال اطلاعاتی بودید که همکاران شما قبلا به دست آورده اند ولی اکنون به دلیل در دسترس نبودن اطلاعات مجبورید دوباره آنها را استخراج کنید؟

·         تا کنون چقدر مجبور شده اید اطلاعاتی را که بقیه ثبت کرده اند ولی به فرم مورد نظر شما نبوده دوباره فرمت بندی کنید؟

حال اگر خوب به مسائل بیان شده فکر کنید متوجه خواهید شد سهولت در دسترس بودن اطلاعات و مدیریت صحیح آنها می تواند چقدر در صرفه جویی وقت و انرژی افراد و همچنین تصمیم گیری درست، مفید باشد.

اما راه حل چیست؟

این مسئله را می توان از سه منظر بررسی کرد:

1.       سیستم مدیریت اطلاعات

2.       روش ثبت اطلاعات

3.       روش به اشتراک گذاری اطلاعات

1- سیستم مدیریت اطلاعات:

انتخاب سیستم می تواند نقش بسیار مهمی در مدیریت اطلاعات داشته باشد در نتیجه لازم است در همان ابتدای شروع کار با توجه به شرایط و امکانات موجود سیستم مناسبی جهت این کار انتخاب شود. سعی کنید در انتخاب سیستم دقت کافی به خرج دهید چون تعویض سیستم در آینده با توجه به متفاوت بودن قالبها می تواند بسیار وقت گیر باشد.

سیستم مدیریت اطلاعات باید شامل ویژگی های زیر باشد:

1.       سهولت در بایگانی اطلاعات

2.       امکان ثبت سریع اطلاعات

3.       امکان پیاده سازی آسان

4.       ثبت صحیح و دقیق اطلاعات

5.       پیوستگی اطلاعات

6.       سهولت در جستجوی اطلاعات

7.       امکان به اشتراک گذاری اطلاعات

8.       امنیت درحفظ و نشر اطلاعات

سیستم مدیریت اطلاعات می تواند به فرم ساده و قدیمی کاغذی باشد که در این حالت هیچ کدام ویژگی ها بالا بجز مورد 3 را به طور کامل ندارد. یا می تواند کمی پیشرفته تر توسط برنامه های کامپیوتری ساده ی مدیریت اطلاعات مانند Excel و Word باشد که در این حال هم در چهار مورد آخر دارای نقص می باشد  یا می تواند پیشرفته تر به شکل یک بانک اطلاعاتی قدرتمند کامپیوتری باشد که این حالت دارای تمامی موارد بالا بجز مورد 3 می باشد که نیاز به سخت افزارهای خاص و شبکه های کامپیوتری می باشد.

با تعیین سیستم مدیریت اطلاعات، قالبهای اطلاعات شکل می گیرد در نتیجه بسیار مهم است که این سیستم توسط چه شخص یا اشخاصی طراحی میشود زیرا کار با فرمها و قالبهای ضعیف باعث دوباره کاری و نقص اطلاعات خواهد شد.

2- روش ثبت اطلاعات

قالبها، فرمها و سیستم ها بدون تغذیه اطلاعاتی صحیح کاری از پیش نمی برند. پس از انتخاب قالب، ثبت اطلاعات از اهمیت ویژه ای برخردار است. پیشنهاداتی که در این ضمینه می تواند ارائه داد به شرح زیر است:

·         از بدو ورود یک دستگاه به کارگاه سعی کنید اطلاعات شناسنامه ای دستگاه را به صورت دقیق ثبت کنید. حتما از قسمتهای مختلف دستگاه ( پلاکها، فیلترهای دستگاه، قطعات برشی، سایز لاستیک و نماهای مختلف دستگاه) عکس تهیه کنید. اسناد فنی دستگاه را چک کرده و در صورت کسری اسناد اقدامات لازم جهت تکمیل اسناد را انجام دهید. مشخصات فنی دستگاه را به صورت کامل در قالب از پیش تعیین شده وارد نمایید. برنامه سرویس نگهداری دستگاه را استخراج کرده و در دستور کار سرویس نگهداری قرار دهید.

·         با توجه به اینکه معمولا در کارگاه، ماشین آلاتی با اطلاعات فنی مشابه زیاد یافت می شود سعی کنید اطلاعات فنی و شناسنامه ای دستگاه ها را به صورت جداگانه در فرمهای مجزا ثبت کنید.

·         وقتی قطعه ای از یک دستگاه خراب می شود احتمال زیادی وجود دارد که این قطعه در دستگاه های مشابه نیز خراب شود در نتیجه پیشنهاد می شود فرمی جهت ثبت اطلاعات فنی این قطعات داشته باشد تا هم در سفارش بعدی استخراج اطلاعات فنی راحت تر باشد هم بعدا جهت تعیین نقطه شارژ قطعات می تواند مفید باشد.

·         حتما بانک اطلاعات جامعی از تامین کنندگان قطعات و خدمات با توضیح کامل زمینه کاری و اطلاعات تماس تهیه کنید و همیشه بانک مورد نظر را به روز نگه دارید.

·         در سطوح بالاتر مدیریت اطلاعات و توسط برنامه های پیشرفته تر مدیریت اطلاعات می تواند جدول خرید قطعات یا درخواست خدمات را به جدول تامین کنندگان کالا و خدمات ارتباط داده و از این طریق بتوان وضعیت خرید یا گرفتن خدمات و حتی خود تامین کنندگان را مورد پایش و تحلیل قرار داد.

·         برای طبقه بندی اسناد الکترونیک دستگاه ها در کامپیوتر برای هر دستگاه یک پوشه متشکل از برند، نام دستگاه، مدل دستگاه ایجاد کرده و تمامی اسناد الکترونیک و همچنینی تصاویر دستگاه را با نامی که مشخص کننده نوع سند و دستگاه باشد در آن قرار دهید. در ضمن لیستی از این اسناد به علاوه اسناد چاپی ایجاد نمایید تا همیشه از موجودی و کسری اسناد فنی دستگاه ها مطلع باشید.

·         لیستی از سایتهای مفید در مورد ماشین آلات تهیه کنید و جهت گردش بهتر اطلاعات لیست را برای دیگر همکاران خود ارسال نمایید.

·         در مورد اطلاعات روزمره مانند اطلاعات کارکرد و سرویس نگهداری سعی کنید برای جلوگیری از دوباره کاری پیوستگی اطلاعات را حفظ کنید برای مثال اطلاعات کارکرد به اطلاعات سرویس نگهداری متصل باشد یا اطلاعات شناسنامه های به همه بخشها متصل باشد تا با وارد کردن کد دستگاه بتوان به تمامی اطلاعات دسترسی داشت.

·         در پایان پیشنهاد می شود هر گونه اطلاعاتی را که قابل طبقه بندی است طبقه بندی نمایید و تا حد امکان از بهم ریختگی اطلاعات پرهیز کنید این کار شاید در کوتاه مدت وقت گیر باشد ولی مطمئن باشید در دراز مدت بسیار مفید و کارآمد می باشد.

3- روش به اشتراک گذاری اطلاعات

روش به اشتراک گذاری اطلاعات با توجه به سیستم انتخابی می توان متفاوت باشد. در سیستم های سنتی کاغذی اشتراک گذاری اطلاعات دارای محدودیت شدید مکانی می باشد به این معنی که فقط اشخاصی به اطلاعات دسترسی دارند که که این اطلاعات به صورت فیزیکی در اختیارشان باشد.

در حالت دوم یعنی استفاده از برنامه های ساده مدیریت اطلاعات مانند Excel و Word به اشتراک گذاری داده ساده تر می باشد در این حالت با استفاده از شبکه های کامپیوتری و ایمیل اطلاعات به سهولت در دسترس همگان خواهد بود ولی اشکال عمده این حالت در ویراش، به روز رسانی و امنیت اطلاعات می باشد زیرا از طرفی  همزمان چند کاربر نمی توانند اطلاعات را ویراش نمایند و از طرف دیگر تعیین سطح دسترسی به اطلاعات بسیار مشکل می باشد.

در حالت سوم یعنی از طریق برنامه های پیشرفته کامپیوتری، مرزی برای به اشتراک گذاری داده وجود ندارد. در این حالت می تواند اطلاعات را در سطح یک شبکه داخلی کارگاهی تا شبکه های بزرگ اینترنتی به اشتراک گذاشت و از طرف دیگر با توجه به قدرت این برنامه ها می توان سطح دسترسی ها مختلفی برای کاربران مختلف تعریف کرد. اما ضعف عمده این روش در پیاده سازی و نیاز به سخت افزار و نرم افزارهای ویژه می باشد.

در کل مهمتر از روش به اشتراک گذاری اطلاعات اعتقاد داشتن و عمل کردن به این موضوع است. سعی کنید با ارتباط با سایر همکاران شاغل در این بخش گستره به اشتراک گذاری اطلاعات را بیشتر کنید. با ارسال اطلاعات فنی کسب شده به سایر کارگاهها راه ارتباطی با سایر همکاران را باز کنید. کارگاه های موجود در یک شرکت می توانند با اشتراک گذاری داده های خود در تکمیل اطلاعات همدیگر نقش بسیار موثری داشته باشند. در این بین وجود هسته مرکزی ماشین آلات به عنوان رابط بین این اطلاعات می تواند سهولت این امر را بیشتر نماید. هسته مرکزی ماشین آلات به عنوان پل ارتباطی بین کارگاه ها می تواند با کسب اطلاعات مختلف از آنها و تکمیل و جمع بندی آنها و ارسال مجدد به همه کارگاه ها نقش بسیار موثری در این زمینه ایفا نماید.

در دنیای امروز که عصر ارتباطات و  اطلاعات می باشد صحبت در مورد مدیریت اطلاعات در چند صفحه حتی مقدمه ای بر این بحث نمی باشد در کل هدف از نگارش این مقدمه، جلب توجه بیشتر به این بخش و نشان دادن اهمیت آن  بوده است .

نویسند: سلمان معظمی گودرزی

اکتبر 2013